Privacy verklaring

Begrippen

1. Wanneer hieronder over Jongeren19nu wordt gesproken, worden de volgende organisatieonderdelen bedoeld: Provinciale Verenging Jongeren 19 Nu Flevoland, Stichting Exploitatie Cultus Inn, Exploitatie Jongeren 19 Nu Lelywolde, Jongeren 19 Nu Noordoostpolder, Jongeren 19 Nu MIX-ML, Jongeren 19 Nu Crespa, Jongeren 19 Nu JOEK en Jongeren 19 Nu N.E.T.
2. Een bestuur is een groep vrijwilligers die als zodanig zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en hiernaar handelen.
3. Een commissie is een groep vrijwilligers die zich bezighoudt met een evenement of feest, maar staan onder toezicht van het bestuur.
4. Onder leden wordt verstaan iedereen die een lidmaatschap ten behoeve van de Provinciale Vereniging Jongeren 19 Nu Flevoland betaald.
5. Met websites worden de volgende websites bedoeld: www.j19nu.com; www.cultusinn.nl; www.groeneschuur.nl; www.j19nu-nop.nl; www.j19nu-mixml.nl; www.j19nu-crespa.nl; www.j19nu-joek.nl; www.j19nu-net.nl; www.j19nu-dijkfeest.nl.
6. Met Social mediakanalen wordt bedoeld: Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat en YouTube.

Gebruik persoonsgegevens

Een persoon kan zich aanmelden om lid te worden van een van de afdelingen van Jongeren19nu. Lid worden kan via de website www.j19nu.com. Hierbij wordt gevraagd om de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Geslacht
• Straatnaam
• Postcode en plaats
• Telefoonnummer en/of mobielnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Pasfoto
• Bankgegevens

Jongeren19nu gebruikt deze gegevens voor:

1. Het registreren van leden in het onlineledensysteem KIS;
2. Het produceren van ledenpassen;
3. Het innen van de contributie van het lidmaatschap;
4. Het verzenden van uitnodigingen voor de algemeen ledenvergadering;
5. Het verzenden van nieuwsbrieven;
6. Activiteiten van Jongeren19nu;
7. Het benaderen van nieuwe bestuurs- of commissieleden;
8. Bekendmaking winacties;
9. WhatsAppgroepen voor besturen, commissies of activiteiten.
   

Hieronder zal per punt kort worden uitgelegd welke persoonsgegevens worden gebruikt.

1. Ledenregistratie KIS

De persoonsgegevens worden gebruikt voor de ledenregistratie in het onlineledensysteem KIS van het Nederlands Agrarisch Jongeren Kontakt (NAJK). Doormiddel van het overmaken van de eerste contributie gaat men akkoord met het verwerken en opslaan van jouw persoonsgegevens in dit ledensysteem. Het ledensysteem is bereikbaar via internet. Dit voorkomt dat er op verschillende plekken speciale programma’s op computers of laptops worden geïnstalleerd.

De gegevens die verplicht zijn om in te vullen zijn: naam, achternaam, geboortedatum, sekse, adres, postcode en woonplaats. Ieder persoon die wordt geregistreerd in dit ledensysteem krijgt een uniek kenmerk, een lidnummer. De geboortedatum wordt verplicht gesteld om in te voeren omdat wij een vereniging zijn waarvan je lid kunt worden op een leeftijd tussen 16 en 35 jaar.

Voor verdere informatie over het ledensysteem KIS en privacy willen we je doorverwijzen naar het aparte privacy beleid over KIS van het NAJK.

2. Ledenpassen

Ieder lid van Jongeren19nu krijgt een ledenpas die getoond moet worden bij de entree van evenementen of een feest. Op de ledenpas wordt het lidnummer, voornaam, achternaam, adres, geboortedatum vermeld. Daarnaast staat hier een pasfoto op van de desbetreffende persoon.

3. Innen contributie

Bij de inschrijving als lid heb je de volgende bankgegevens ingevuld; Iban-nummer, naam bank en plaats van de bank. Deze gegevens worden gebruikt om aan het begin van het seizoen de contributie te innen. Doordat je bij je aanmelding de eerste contributie hebt betaald middels iDEAL of contante betaling en een vinkje hebt gezet bij de machtiging voor automatische incasso, wordt er omstreeks 17 juli €30 contributie afgeschreven van jouw bankrekening. Ben je het niet eens met de afschrijving, dan heb je 30 dagen de tijd om je bank opdracht te geven het bedrag terug te boeken. Wanneer dit gebeurt, word je lid-af en zullen wij de persoonsgegevens verwijderen.

4. Uitnodiging algemeen ledenvergadering

Elke vereniging is verplicht minimaal een keer per jaar een algemeen ledenvergadering te houden waarin iedereen zijn/haar mening kan geven. Om leden hiervoor uit te nodigen wordt er gebruik gemaakt van het emailadres (uitnodiging per mail) of het woonadres (uitnodiging per post) van de leden. Ondanks dat er bij de aanmelding is aangegeven dat het lid van Jongeren19nu geen mails wil ontvangen, mogen de verenigingen wel gebruik maken van het emailadres voor het versturen van de uitnodiging voor de ALV.

5. Nieuwsbrieven

Jongeren19nu verstuurt een keer per drie maanden een nieuwsbrief. Hiervoor maken zij gebruik van jouw emailadres. Te allen tijde kun je je afmelden voor deze nieuwsbrief doormiddel van een knop onderaan het bericht.

6. Activiteiten Jongeren19nu

Bij aanmelding van een activiteit en/of evenement van Jongeren19nu kan er om persoonsgegevens worden gevraagd, zowel van leden als niet-leden. De gegevens die hierbij worden verzameld zullen alleen worden gebruikt om te kijken wie er deelnemen aan het evenement en om berichtgeving te doen over het desbetreffende evenement. Het zal hierbij dus alleen gaan om de hoogstnodige persoonsgegevens. Na het evenement zullen deze persoonsgegevens worden verwijderd.

Als lid van Jongeren19nu kun je korting krijgen voor activiteiten. Om te kijken of je daadwerkelijk lid bent, moeten de gegevens die je invult worden gecontroleerd met de ledenlijst. Hetzelfde geldt voor het kopen van een bus ticket. Hierbij worden ook jouw ingevulde gegevens gecontroleerd met de ledenlijst. De personen die over het evenement of de bus gaan, hebben dus inzicht in de ledenlijst waarop je voornaam, achternaam en lidnummer staat.

7. Nieuwe bestuurs- of commissieleden benaderen

Om nieuwe mensen te benaderen voor een bestuur of commissie, kan een ledenlijst soms helpen als inspiratie. De verschillende besturen of commissies van Jongeren19nu kunnen hiervoor een ledenlijst bij de ledenadministratie opvragen. Hierbij kunnen ze vragen om voornaam, achternaam, telefoonnummer of geboortedatum. De ledenadministrator bepaald of deze gegevens noodzakelijk zijn om contact op te nemen met een eventueel nieuw actief lid binnen de vereniging.

8. Bekendmaking winacties

Voor feesten en/of activiteiten die worden georganiseerd door Jongeren19nu zijn er vaak kaartjes, consumptiebonnen of gadgets te winnen. Als je deelneemt aan een van de winacties ga je ermee akkoord dat jouw deelname en naam kan worden gedeeld op de website of social mediakanalen van deze vereniging.

9. WhatsAppgroepen

Binnen de vereniging wordt gebruikt gemaakt van WhatsAppgroepen om makkelijk en snel met elkaar in contact te staan. Wanneer je actief deelneemt in een bestuur of commissie word je toegevoegd aan de groepen die daarop van toepassing zijn. Dit is noodzakelijk om met elkaar een bestuur, feest of activiteit te kunnen draaien.

Toegang tot persoonsgegevens

Binnen Jongeren19nu is er een persoon aangesteld die de ledenadministratie verzorgd. Deze persoon heeft altijd inzicht in de persoonsgegevens van de leden. Zoals hierboven staat beschreven kunnen er ledenlijsten worden opgevraagd door verschillende besturen of commissies. De ledenadministrator zal hierbij altijd aangeven dat deze zeer nauwkeurig moet worden behandeld en dat deze lijst moet worden verwijderd wanneer deze niet meer nodig is.

Bewaren persoonsgegevens

Voor zolang je lid bent van Jongeren19nu worden je persoonsgegevens bewaard in het ledensysteem. Ook nadat je hebt aangegeven niet meer lid te willen zijn van Jongeren19nu kunnen jouw persoonsgegevens worden bewaard. Deze kunnen dan worden gebruikt voor het organiseren van eventuele reünies. Mocht je dit niet op prijs stellen, stuur dan een mail naar info@j19nu.com met een verzoek je persoonsgegevens te verwijderen.

Inzicht in persoonsgegevens

Te allen tijde heeft een lid van Jongeren19nu of een deelnemer aan een van de activiteiten het recht om zijn of haar bewaarde persoonsgegevens op te vragen en in te zien. Persoonsgegevens die bewaard worden, maar niet verplicht zijn voor de externe partijen, kunnen op aanvraag van de persoon verwijderd worden. Persoonsgegevens die wel verplicht worden gesteld door externe partijen kunnen niet worden verwijderd. Voor het opvragen, inzien of verwijderen van jouw persoonsgegevens kun je je richten tot ledenadministratie@j19nu.com. Er wordt naar gestreefd om binnen vier weken aan uw aanvraag te voldoen.

Plaatsen van beeldmateriaal

Bij activiteiten en/of feesten van Jongeren19nu kunnen foto’s of video-opnames worden gemaakt van de aanwezigen. Dit beeldmateriaal kan na een activiteit of feest op de website of social mediakanalen van de desbetreffende vereniging/commissie worden geplaatst. Ook kan dit beeldmateriaal gebruikt worden voor promotie doeleinden van het evenement, jaarverslag, nieuwsbrief, veiligheidsdoeleinden etc. Als je het niet op prijs stelt dat beelden waar jij op staat worden gepubliceerd, kun je dit kenbaar maken bij de commissie of het bestuur en dan zullen de foto’s niet meer worden gebruikt en worden verwijderd. Publicatie wegens veiligheidsdoeleinden zal worden verwijderd nadat dit zijn doel heeft bereikt. Mocht je niemand van het bestuur of commissie kunnen bereiken, kun je je altijd wenden tot info@j19nu.com.

Delen met derden

Jongeren19nu deelt jouw gegevens zo min mogelijk met anderen buiten de bovengenoemde besturen en commissies die onder Jongeren19nu vallen. Mocht het nuttig worden bevonden, met het oog op de doelen van de vereniging, worden jouw persoonsgegevens bij hoge uitzondering gedeeld met derden. Hierbij kunt je denken aan Tickettekoop, Rabobank en Countus. Met deze partijen zal een verwerkingsovereenkomst worden opgesteld om te verzekeren dat er nauwkeurig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan en ervoor te zorgen dat deze niet verder worden verspreid.

Beveiliging persoonsgegevens

De persoonsgegevens zijn opgeslagen in het onlineledensysteem KIS. De ledenadministrateur heeft inzicht in deze gegevens doormiddel van het inloggen op dit systeem. Voor de beveiliging van het ledensysteem KIS verwijzen we je door naar het privacy beleid over KIS van het NAJK.

Melding datalek

Jongeren19nu neemt het beveiligen van jouw gegevens serieus. Mocht er ondanks de door ons getroffen beveiligingsmaatregelen onverhoopt een inbreuk op onze beveiliging plaatsvinden en die inbreuk leidt tot (de kans op) aanzienlijk ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van jouw persoonsgegevens, wordt de Autoriteit Persoonsgegevens hiervan binnen 72 uur op de hoogte gesteld. Indien blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens hiervan niet op de hoogte worden gesteld.

In alle gevallen zullen de betrokkenen worden geïnformeerd en zal de ledenadministrateur een registratie van het datalek bijhouden.

Informatie en wijziging privacy beleid

Het kan voorkomen dat dit privacy beleid in de toekomst wordt gewijzigd. Wij raden je daarom ook aan om dit beleid regelmatig te bekijken.

Je kunt te allen tijde contact opnemen met een van de besturen van Jongeren19nu of via info@j19nu.com voor:

• Meer informatie over de wijze waarop Jongeren19nu persoonsgegevens verwerkt;
• Vragen naar aanleiding van dit privacy beleid;
• Bezwaar tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens door betrokkenen van Jongeren19nu.